Клубу нужны две вещи: журнал, который тренер ведёт с телефона прямо на тренировке, и список оплат, где сразу видно, кто должен. Ниже – как это устроено в Qyran, CRM для спортивных клубов Казахстана, и что можно взять себе, даже если вы пока ведёте учёт в Excel.
Тренер отмечает детей с телефона в одно касание. Пропущенную отметку видно сразу, и CRM о ней напомнит.
Один экран показывает, от кого оплата ещё ждётся. Отметка – сумма, дата и способ: наличные, безнал или Kaspi.
Список с днями просрочки. Родителю – вежливое сообщение в WhatsApp или счёт в Kaspi одним нажатием.
Журнал работает, только если его заполняют в моменте. Тетрадь теряется, а таблица, которую тренер заполняет вечером «по памяти», расходится с тем, что было на поле. Поэтому отметка должна занимать секунды и делаться с того же телефона, что всегда в кармане.
Тренер открывает «Посещения» и сразу видит свои группы на сегодня. Чужих групп он не видит.
Три статуса: был, не был, уважительная причина. Если пришла вся группа – одна кнопка «Все пришли». Дети на пробном занятии тоже в журнале.
Если вчерашняя тренировка по расписанию осталась без отметки, такой день подсвечен в журнале. А тренеру, который включил уведомления, приходит напоминание на телефон.
Ученика можно поставить на паузу с датой возврата или без неё. На паузе его нет в журнале, а в срок он возвращается сам.
У каждого ученика счётчики за месяц, а в карточке – вся история: посещения, оплаты, напоминания. Ребёнок, который тихо выпал из тренировок, заметен раньше, чем уйдёт совсем.
Главный вопрос в начале месяца один: от кого деньги ещё не пришли. Поэтому экран «Оплаты» по умолчанию показывает не всех учеников, а только тех, от кого оплата ждётся.
Отметка оплаты хранит, сколько, когда и как заплатили: наличными, безналом или через Kaspi. На обзоре видно, сколько собрано и чем.
Одни клубы берут оплату за календарный месяц, другие – от даты записи ребёнка. Для группы можно выбрать, как считать срок, и должники считаются по нему.
Многодетные, второй ребёнок, бесплатно – цветная метка у ученика. По метке можно отфильтровать список одним касанием.
Дети, за которых платит государство, не попадают в должники. Деньги от государства отмечаются одной кнопкой за всю программу.
Напоминать родителю о деньгах неловко, и поэтому это откладывают. Задача CRM – сделать напоминание быстрым и вежливым, а оплату – такой же простой, как любая покупка в Kaspi.
Ученики, у которых вышел срок оплаты, с днями просрочки и суммой.
«Написать» открывает WhatsApp с готовым текстом от имени клуба. «Счёт в Kaspi» отправляет счёт на номер родителя, сумма подставляется по прошлой оплате.
Счёт приходит в приложение Kaspi, оплата – в два нажатия.
Ученик выходит из должников, чек Kaspi сохраняется в его карточке. Сверять выписку не нужно.
Excel бесплатный и гибкий, и для клуба на 30 детей с одним тренером его часто хватает. Проблемы начинаются, когда тренеров несколько, а оплаты приходят в разные дни.
| Тетрадь | Excel / Google Таблица | Qyran | |
|---|---|---|---|
| Отметка на тренировке | да, если тетрадь с собой | неудобно с телефона | в одно касание с телефона |
| Забыли отметить | никто не узнает | никто не узнает | напоминание тренеру |
| Кто не оплатил | листать страницы | фильтр, если таблица в порядке | готовый список должников |
| Напомнить родителю | вручную | вручную | WhatsApp с текстом или счёт в Kaspi |
| Несколько тренеров | у каждого своя тетрадь | все правят одну таблицу | каждый видит свои группы |
| Цена | бесплатно | бесплатно | подписка, цены на главной |
Удобнее всего, когда тренер отмечает детей с телефона прямо на тренировке, а не переносит из тетради вечером. В Qyran тренер открывает тренировку дня и отмечает каждого в одно касание: был, не был или пропуск по уважительной причине. Если тренировка осталась без отметки, этот день подсвечен в журнале, а тренеру, который включил уведомления, на следующий день приходит напоминание на телефон.
Нужен один список, где видно, кто уже оплатил месяц, а кто нет. В Qyran экран «Оплаты» по умолчанию показывает тех, от кого оплата ещё ждётся. Оплата отмечается с суммой, датой и способом: наличные, безнал или Kaspi. Ученики, у которых вышел срок, автоматически попадают в «Должники».
В «Должниках» у каждого ученика есть кнопка «Написать»: она открывает WhatsApp с готовым вежливым текстом от имени клуба. Если у клуба подключён Kaspi, можно сразу отправить родителю счёт – это часто работает лучше любого напоминания, потому что оплатить можно в два нажатия.
Да. Клуб подключает кассира Kaspi Pay внутри Qyran: номер и код из SMS, около пяти минут. Для кассира нужна отдельная казахстанская SIM-карта. После этого из «Должников» можно выставить родителю счёт, а когда он оплатит, оплата отметится в CRM сама и чек сохранится в карточке ученика.
В Qyran можно поставить ученика на паузу – отпуск или больничный, с датой возврата или без неё. На паузе он не мешает в журнале и не считается должником. Пересчитывать сумму за пропуски система сама не будет: скидка, перенос или заморозка – это политика клуба, и решает её владелец.
Да. Детей, за которых платит государство, можно отметить льготой со ставкой государства. Они не попадают в должники, а на экране «Оплаты» деньги от государства отмечаются одной кнопкой за всю программу.
Для любых секций, где дети занимаются в группах по расписанию. На Qyran работают футбольные клубы и академии, школы единоборств, каратэ и грэпплинга, баскетбольные клубы. Клуб может быть с одним залом или сетью из нескольких филиалов.
Пришлите файл Excel, выгрузку из другой системы или даже фото списка. Команда Qyran бесплатно заведёт клуб, филиалы и группы и перенесёт учеников, обычно за один день.
Пришлите список в любом виде. Мы бесплатно заведём клуб, и вы увидите свои группы, посещения и должников уже на следующий день.
Показать на моём клубе